agorum® Software: Revisionensichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Die agorum® Software GmbH aus Deutschland stellt eine neue Lösung zur revisionssicheren und automatisierten Archivierung von E-Mails vor. Das System agorum core soll die Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen erhöhen und gleichzeitig die langfristige, sichere Speicherung von E-Mail-Korrespondenz gewährleisten.
Die agorum® Software GmbH hat eine neue Softwarelösung zur E-Mail-Archivierung vorgestellt, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre geschäftliche Korrespondenz revisionssicher und gesetzeskonform zu speichern. Die Lösung agorum core automatisiert den Prozess der langfristigen E-Mail-Aufbewahrung, macht Nachrichten leicht durchsuchbar und zugänglich und erfüllt dabei strenge deutsche rechtliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
E-Mails sind heutzutage eine der wichtigsten Kommunikationsformen im Berufsalltag. Angesichts des hohen täglichen E-Mail-Aufkommens ist eine robuste Archivierung unerlässlich, um gesetzliche Vorschriften wie das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) einzuhalten, die eine Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails für bestimmte Zeiträume vorschreiben. Viele Unternehmen verfügen derzeit über keine standardisierten Archivierungsprozesse, was zu Ineffizienzen und Compliance-Risiken führt. agorum core zielt darauf ab, diese Lücken durch systematische Lösungen zu schließen.
Die Software ermöglicht die digitale Archivierung von E-Mails und ersetzt individuelle, oft uneinheitliche Methoden durch ein zentrales System. Eingehende und ausgehende E-Mails werden systematisch auf einem zentralen Server gespeichert und automatisch digitalen Akten zugeordnet. Dies gewährleistet Datenintegrität, Verfügbarkeit und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen. Das Unternehmen betont, dass die E-Mail-Archivierung für Unternehmen keine freiwillige Leistung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung ist.
Rechtliche Vorgaben wie die GoBD fordern eine unveränderbare Archivierung von E-Mails ohne Datenverlust und mit jederzeitiger Abrufbarkeit. Der Archivierungsprozess muss dokumentiert und prüfbar sein. Wichtig ist auch, dass die Software so konzipiert ist, dass private E-Mails von Mitarbeitern und Bewerbungs-E-Mails nicht archiviert werden, um Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO einzuhalten.
Durch die Implementierung von agorum core können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, die Transparenz erhöhen und das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung reduzieren. Die Integration mit Dokumentenmanagementsystemen verstärkt diese Vorteile weiter und trägt zu einem effizienteren Geschäftsbetrieb bei.