Century Sage erläutert digitale Steuerdatenregeln zur Vermeidung von Strafen

Der Softwareanbieter Century Sage hat eine Anleitung veröffentlicht, die die Regeln für digitale Verknüpfungen im Rahmen der Initiative "Making Tax Digital" (MTD) der britischen Steuerbehörde HMRC klärt. Der Ratschlag soll Unternehmen helfen, Strafen zu vermeiden, die mit der Nichteinhaltung verbunden sind.

Die MTD-Vorschriften verlangen von Unternehmen, ihre Mehrwertsteuer- und Einkommensteuerdaten sowie die zugehörigen Prozesse zu digitalisieren. Eine Schlüsselkomponente ist die Anforderung digitaler Verknüpfungen beim Übertragen von Buchhaltungsdaten zwischen digitalen Quellen. Manuelles Kopieren und Einfügen von Daten oder die erneute Eingabe von Informationen in die Software nach manueller Erfassung ist untersagt und kann zu Strafen führen.

Century Sage betont, dass Probleme oft auftreten, wenn Buchhaltungsdaten manuell übertragen werden, beispielsweise von Tabellenkalkulationen in die Buchhaltungssoftware. Obwohl Tabellenkalkulationen weiterhin verwendet werden können, müssen sie entweder über eine Brückensoftware (Bridging Software) oder formelbasierte digitale Verknüpfungen verfügen, um eine automatische Datenübertragung zu gewährleisten. Diese Regeln gelten speziell für die von MTD geforderten Daten, wie z. B. tägliche Bruttobeträge für Mehrwertsteuer-Einzelhandelssysteme oder Einkäufe im Rahmen des Flat Rate Scheme.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle relevanten Buchhaltungsdaten nur einmal eingegeben und dann digital übertragen werden. Manuelle Anpassungen von Daten, z. B. für die teilweise Mehrwertsteuerbefreiung oder Kapitalgütersysteme, sind zulässig, solange die zugrunde liegenden Daten digital verknüpft bleiben. Century Sage fordert Unternehmen auf, ihre aktuellen Praktiken zu überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.