dhpg unterstützt bei GoBD-konformer und revisionssicherer Archivierung

Das Beratungsunternehmen dhpg hat eine Anleitung zur GoBD-konformen und revisionssicheren elektronischen Archivierung veröffentlicht. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sind für die digitale Geschäftsprozessgestaltung unerlässlich.

Die gestiegene Bedeutung von Homeoffice und die fortschreitende Digitalisierung erfordern von Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei der Dokumentenverwaltung. Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente über die gesetzliche Frist hinaus in einem elektronischen System aufbewahrt werden. Die Informationen müssen nachvollziehbar, auffindbar und unveränderbar gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Laut Experte Fabrice Voigt gehören hierzu auch der Datenschutz und der Schutz von Geschäftsgeheimnissen.

Viele Unternehmen sehen die Umsetzung als „Mammutprojekt“, was angesichts verteilter Daten und unterschiedlicher Systeme verständlich ist. dhpg betont die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung wie Flexibilität, Zeitersparnis und effizientere Arbeitsabläufe durch reduzierte manuelle Tätigkeiten.

Als erster Schritt wird empfohlen, alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse und digitalen Belege zu erfassen. Anschließend sollten Bereiche identifiziert werden, in denen ein digitaler Belegfluss den größten Nutzen bringt. dhpg rät, für die Bewertung einen Experten hinzuzuziehen und mit kleineren, erfolgversprechenden Teilprozessen zu beginnen.

Bei der Auswahl eines Archivierungs- oder Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist es laut dhpg entscheidend, dass das System zu den Unternehmensanforderungen passt. Wichtige Kriterien sind die Integration in die bestehende IT-Landschaft, IT-Sicherheit, das Berechtigungskonzept und die Skalierbarkeit. Vor der Einführung sollten das System ausgiebig getestet und die Mitarbeiter geschult werden.