Eficodes Strategiedirektorin gibt Tipps zur Harmonisierung von Finanzprozessen

Die Harmonisierung von Finanzprozessen und -systemen in einer expandierenden Unternehmensgruppe erfordert sorgfältige Planung, klar definierte Verantwortlichkeiten und offene Kommunikation. Saara Kauppila, Strategiedirektorin bei Eficode mit umfangreicher Erfahrung als CFO, gibt wichtige Ratschläge für die Entwicklung der Finanzfunktion international expandierender Unternehmen.

Die Bedeutung der Planung ist von größter Wichtigkeit bei der Erneuerung von Prozessen und Systemen. Laut Kauppila ist es entscheidend, klar zu definieren, wie Systeme und Prozesse funktionieren sollen und welche Ziele sie erreichen sollen. Eine gründliche Anfangsplanung spart erhebliche Zeit und Ressourcen im Projektverlauf. Darüber hinaus ist die Identifizierung der besten Lieferanten und Partner mit ausreichender Expertise für die Systemimplementierung und dem Verständnis für Kundenbedürfnisse unerlässlich.

Eine präzise Definition und Dokumentation der Verantwortlichkeiten sind entscheidend für den Erfolg von Großprojekten. Kauppila weist darauf hin, dass unklare Verantwortungsbereiche dazu führen können, dass Aufgaben übersehen werden. Es ist notwendig, klar festzulegen, welche Verantwortlichkeiten bei der internen Organisation liegen und welche einem externen Lieferanten oder Partner zuzuordnen sind, um Überschneidungen oder Mängel zu vermeiden.

Offenheit und kontinuierliche Kommunikation sind entscheidende Faktoren für die Projektdurchführung. Umfangreiche Projekte beinhalten mehrere interne und externe Parteien, die offenen Kontakt pflegen müssen. Stakeholder, wie das Management, sollten über den Projektfortschritt, den Zeitplan und das Budget informiert werden. Offene Kommunikation hilft auch dabei, unerwartete Herausforderungen proaktiv zu erkennen und effizient zu lösen, bevor sie eskalieren.

Die Bewältigung von Widerständen gegen Veränderungen erfordert das Zuhören von Mitarbeitern und die Klärung der individuellen Rollen im neuen Betriebsumfeld. Kauppila betont, dass Unsicherheit und Bedenken hinsichtlich der eigenen Kompetenz oft die Ursache für negative Reaktionen sind. Klare Kommunikation über die Gründe für die Änderungen, die Ziele und die Rolle jedes Mitarbeiters hilft, Widerstände abzubauen und kann die Mitarbeiter sogar dazu anregen, neue Aufgaben zu übernehmen.