Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 in Deutschland verpflichtend
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland Entgeltunterlagen zwingend in elektronischer und maschinell auswertbarer Form führen. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit für Papierunterlagen entfällt.
Berlin – Ab dem 1. Januar 2027 tritt in Deutschland eine neue Verpflichtung für Arbeitgeber in Kraft: Entgeltunterlagen müssen dann ausschließlich elektronisch und in maschinell auswertbarer Form geführt und aufbewahrt werden. Die bisherige Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV befreien zu lassen, entfällt ersatzlos. Dies wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bestätigt.
Die bundesweite Regelung betrifft alle Arbeitgeber, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Die Deutsche Rentenversicherung wird die Einhaltung der Vorschriften im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrollieren. Unternehmen, die ab dem Stichtag keine elektronischen und maschinell auswertbaren Entgeltunterlagen vorlegen können, riskieren Prüfungsversagung, Nachforderungen und Säumniszuschläge.
Das Softwarehaus agorum® Software GmbH weist darauf hin, dass eine reine PDF-Ablage auf einem Fileserver den Anforderungen an Revisionssicherheit nach GoBD sowie der maschinellen Auswertbarkeit im Sinne der Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) nicht genügt.
Die unter § 8 Abs. 2 BVV fallenden Entgeltunterlagen umfassen eine breite Palette von Dokumenten. Dazu zählen Lohn- und Gehaltskonten, Abrechnungen, Arbeitsverträge, Nachweise über Urlaubs- und Arbeitszeiten, Steuer- und Sozialversicherungsdaten sowie weitere für die Lohnabrechnung und die Betriebsprüfung relevante Unterlagen.
Zulässige Formate wie PDF, JPEG oder PNG für Dokumente müssen mit einer maschinellen Auswertbarkeit kombiniert werden, um den technischen Anforderungen der Deutschen Rentenversicherung zu genügen.