Deutschland verkürzt Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Das am 29. Oktober 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Vierte Gesetz zur Entlastung von Bürokratie (BEG IV) verkürzt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Die Neuregelung tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft und gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen ist. Für Unternehmen unter der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2026.

Diese Gesetzesänderung hat Auswirkungen auf die künftige Erstellung von Jahresabschlüssen. Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind als öffentlich-rechtliche Verpflichtung handels- und steuerbilanziell als Rückstellung abzubilden. Eine Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege führt somit zu einer Minderung dieser Rückstellung.

Für die steuerbilanzielle Behandlung der Rückstellung bildet die handelsbilanzielle Bewertung die Obergrenze. Die Finanzverwaltung lässt neben einer individuellen Berechnung auch eine pauschalierte Ermittlung zu. Derzeit wird bei einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht die jährliche Aufbewahrung mit dem Faktor 5,5 multipliziert; bei einer achtjährigen Pflicht wäre der Faktor 4,5.

Das Gesetz sieht keine Verkürzung der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse vor. In der Praxis werden Buchungsbelege oft ebenso lange aufbewahrt wie Jahresabschlüsse. Auch wenn nur die Frist für Buchungsbelege verkürzt wird, ist die Rückstellung entsprechend zu reduzieren. Für Unterlagen, die freiwillig länger als gesetzlich vorgeschrieben aufbewahrt werden, entfällt die Grundlage für eine Rückstellung.