Pöschl Tabak Gruppe verbessert E-Mail-Archivierung mit ARTEC EMA

Die Pöschl Tabak Gruppe, weltgrößter Schnupftabakhersteller und führender unabhängiger Tabakwarenhersteller Deutschlands, hat das EMA E-Mail-Archivierungssystem von ARTEC IT Solutions eingeführt. Ziel ist es, eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten und gleichzeitig die tägliche Leistung zu verbessern.

Die Kommunikation des Unternehmens, insbesondere im Vertriebsteam, ist stark auf E-Mails angewiesen. Angesichts wachsender Postfächer von bis zu 50 GB ohne zuverlässige Archivierungsmethode entschied sich das Unternehmen für eine professionelle Lösung. Patrick Leipold, IT-Systemadministrator bei Pöschl Tabak, hebt die Vorteile von EMA hervor: „Die Volltextindizierung von EMA liefert eine unglaublich leistungsstarke Suche – insbesondere da auch Anhänge gescannt werden. Mitarbeiter können zum Beispiel nach einer Artikelnummer aus einem Angebot suchen, die zufällig in einem angehängten PDF enthalten ist.“ Er fügt hinzu, dass EMA die E-Mail findet, wenn der Benutzer sich an etwas davon erinnert.

Nach Prüfung mehrerer Optionen entschied sich Pöschl für EMA von ARTEC IT Solutions. Die Lösung wurde lokal (on-premises) installiert, da das Unternehmen zwei eigene Rechenzentren betreibt. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch und vollständig gesetzeskonform archiviert. Zum Schutz der Daten gilt bei sensiblen Zugriffen das Vier-Augen-Prinzip, was bedeutet, dass der Betriebsrat automatisch einbezogen wird.

Über die Einhaltung von Vorschriften hinaus hat die Lösung klare Leistungssteigerungen im Arbeitsalltag gebracht. Mitarbeiter greifen über einen Browser-Link auf das Archiv zu, eine bewusste Entscheidung des Unternehmens. Dies ermöglicht es jedem, der nach einer bestimmten E-Mail sucht, eine Archivsuche durchzuführen, während die Ordnerstruktur in seinem E-Mail-Programm sichtbar bleibt. Dies hat auch die Arbeitsbelastung der IT-Abteilung erheblich reduziert, da Mitarbeiter nun versehentlich verschobene oder gelöschte E-Mails selbstständig aus dem Archiv wiederherstellen können, ohne die Hilfe des IT-Personals.

Als nächsten Schritt plant das Unternehmen die Inbetriebnahme einer zweiten EMA-Appliance als Hot Standby, um eine hohe Verfügbarkeit im Falle möglicher Ausfälle der Rechenzentren zu gewährleisten. Die Lösung umfasst das Modell EMA Enterprise Premium und das Modul EMA Email sowie VSTOR Vault Direct Attached Storage.