Proalpha Group: 10 Fragen zur Digitalisierung im Rechnungswesen

Die Proalpha Group, Anbieter von Unternehmenssoftware, hat einen zehn Fragen umfassenden 'Schnellcheck' veröffentlicht, der Unternehmen bei der Bewertung ihres Digitalisierungsstands im Rechnungswesen unterstützen soll. Dieser Check zielt darauf ab, die Frage zu beantworten: 'Wie weit ist das Rechnungswesen bei der Digitalisierung?'

Gesetzliche Vorgaben wie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und die E-Rechnungsverordnung setzen deutliche Impulse für die Digitalisierung. Die Proalpha Group stellt fest, dass die Wahrnehmung des digitalen Fortschritts unter Finanzverantwortlichen oft unterschiedlich ist, was die Notwendigkeit einer standardisierten Bewertung unterstreicht.

Der Schnellcheck beleuchtet verschiedene Aspekte der digitalisierten Buchhaltung. Ein wichtiger Punkt ist die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung, die über das reine Scannen und Einlesen hinausgeht und auch die formale sowie inhaltliche Prüfung und die Vorbereitung der Buchungssätze umfasst. Die Notwendigkeit, Prozesse auf standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung auszurichten, wird ebenfalls hervorgehoben, da diese bereits von Behörden gefordert werden.

Darüber hinaus thematisiert der Schnellcheck den Einsatz von Workflows zur Prozessautomatisierung und Compliance, die Bedeutung einer zentralen Datenbasis für das Reporting sowie Programme zur laufenden Verbesserung der Datenqualität. Auch der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), von Konsolidierungssystemen und die Bereitstellung von Schnittstellen zu externen Systemen werden als essenziell für die Digitalisierung des Rechnungswesens betrachtet. Ein zentrales Stammdatenmanagement und der elektronische Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten runden die Betrachtung ab.