proALPHA veröffentlicht Leitfaden zur Vorbereitung auf digitale Betriebsprüfungen

Der ERP-Anbieter proALPHA hat einen Leitfaden veröffentlicht, der Unternehmen bei der Vorbereitung auf digitale Betriebsprüfungen unterstützen soll. Die Anleitung umfasst neun zentrale Punkte, die Unternehmen helfen sollen, sich optimal vorzubereiten und den damit verbundenen Stress zu minimieren.

Ein Schwerpunkt der Vorbereitung liegt auf der effizienten Datenverwaltung und Prozessdokumentation. Alle relevanten Informationen sollten so gespeichert werden, dass sie für Prüfer leicht exportierbar sind. Gemäß der deutschen Gesetzgebung sind Unternehmen verpflichtet, Verfahrensdokumentationen zu erstellen, die die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit von Geschäftsprozessen gewährleisten.

Der Artikel betont auch die Bedeutung der korrekten Zugriffsvergabe für Prüfer. Steuerbehörden können zwischen direktem Datenzugriff, indirektem Datenzugriff oder der Bereitstellung von Datenträgern wählen. In Deutschland erfolgt die digitale Betriebsprüfung in etwa 80% der Fälle über die Bereitstellung von Datenträgern, wie CDs oder DVDs.

proALPHA hebt die Wichtigkeit regelmäßiger Mitarbeiterschulungen, aktueller Checklisten und Kontrollsysteme hervor, insbesondere bei sensiblen Bereichen wie Reisekosten oder Kassenberichten. Rechtssichere Archivierung und die Unveränderbarkeit von Dokumenten sind ebenfalls entscheidend, wobei ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hier erhebliche Vorteile bieten kann.

Laut Leitfaden sollten sich Unternehmen ihrer Rechte und der Regeln, denen Steuerbehörden unterliegen, bewusst sein, einschließlich der Möglichkeit, eine Prüfung unter bestimmten Umständen zu verschieben. Die Einweisung von Mitarbeitern und die Nutzung von Experten, wie beispielsweise Steuerberatern, werden ebenfalls als wichtig während einer Prüfung hervorgehoben. Kontinuierliche Plausibilitätsprüfungen auch außerhalb der Prüfungszeiträume können helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen.