Sage: GDPR und die digitale Personalakte
Die EU-DSGVO setzt strenge Regeln für die digitale Personalakte. Unternehmen müssen technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um sensible Daten zu schützen.
Seit elektronische Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden Standard sind, gehören digitale Prozesse im Personalwesen zum Alltag. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ändert daran nichts, sondern schärft die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten, insbesondere im HR-Bereich.
Digitale Personalakten enthalten neben Namen und Adressen auch äußerst sensible Dokumente wie Zeugnisse, Pfändungsurteile, Führungszeugnisse oder medizinische Daten. Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten, um den Schutz dieser Daten zu gewährleisten.
Cloud-Lösungen können zwar hohe IT-Sicherheitsstandards bieten, doch Unternehmen bleiben für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verantwortlich. Die IT-Abteilung kann entlasten, aber die HR-Verantwortlichen müssen ihre internen Prozesse und die physische sowie technische Sicherheit der Personalabteilung überprüfen.
Die Vergabe von Rollen und Rechten ist zentral. Mitarbeiter sollten nur Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. So sind beispielsweise für die Entgeltabrechnung keine medizinischen Dokumente einzusehen. Regelmäßige Überprüfungen der Zugriffsberechtigungen sind unerlässlich, um Datenmissbrauch und -diebstahl zu verhindern.