Betriebsprüfung darf E-Mails mit Steuerbezug anfordern

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass E-Mails im Rahmen einer Betriebsprüfung von der Finanzverwaltung angefordert werden dürfen, sofern sie einen steuerlichen Bezug aufweisen. Diese Entscheidung präzisiert die Rechte und Pflichten bei der digitalen Steuerprüfung.

Im konkreten Fall stritten sich ein Steuerpflichtiger und die Finanzverwaltung darüber, ob die Herausgabe des vollständigen E-Mail-Archivs und eines Gesamtjournals verlangt werden könne. Der Prüfer erhoffte sich daraus Erkenntnisse über Verrechnungspreise und konzerninterne Verträge. Der Steuerpflichtige hielt die Anforderung für unverhältnismäßig.

Das Gericht entschied, dass E-Mails als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten und somit prinzipiell aufbewahrungspflichtig sind. Dies schließt ein Recht der Finanzverwaltung ein, alle E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Ein sogenanntes Gesamtjournal, das auch nicht steuerlich relevante Korrespondenz enthält oder erst erstellt werden muss, ist jedoch unzulässig.

Die Entscheidung unterstreicht die fortschreitende Digitalisierung von Betriebsprüfungen. Sie bestätigt, dass steuerlich relevante Informationen, die per E-Mail ausgetauscht werden, dem Auskunftsrecht der Finanzverwaltung unterliegen. Steuerpflichtige haben jedoch ein Recht auf Selektion, was eine entsprechende technische Vorbereitung bei der E-Mail-Archivierung erfordert.