Lastrup und Lindern führen gemeinsames Dokumentenmanagementsystem ein

Die ITEBO-Unternehmensgruppe hat die Gemeinden Lastrup und Lindern im Landkreis Cloppenburg erfolgreich bei der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) enaio unterstützt. Das interkommunale Projekt zielt darauf ab, die Verwaltungsabläufe zu digitalisieren und die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) für die Bürger servicefreundlich umzusetzen.

Die Bürgermeister Michael Kramer (Lastrup) und Karsten Hage (Lindern) trieben als digitale Verfechter die gemeinsame Einführung voran. Die Gemeinden waren bereits langjährige Kunden der ITEBO für Managed IT-Services, was die Basis für die Zusammenarbeit bildete. Durch die gemeinsame Projektumsetzung wurden Synergieeffekte erzielt.

Der Projektstart erfolgte gemeinsam mit Vertretern beider Verwaltungen und fand in Lastrup statt. Hierbei wurden Projektpläne abgestimmt und die zukünftige Arbeitsweise im DMS festgelegt. Die Einführung umfasste die Schaffung einer einheitlichen Ablage für fachspezifische Akten wie Bau- und Personalakten sowie die allgemeine Schriftgutverwaltung. Darüber hinaus wurden eine Objekt- und Maßnahmenakte für den Tiefbau sowie eine Schnittstelle zum Personalfachverfahren P&I LOGA implementiert.

Die Beteiligten berichten von einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Transparenz ihrer Prozesse. Digitale Dokumente seien nun orts- und zeitunabhängig verfügbar, was Suchzeiten reduziere und die Bearbeitung beschleunige. ITEBO plant bereits weitere gemeinsame Schritte mit den beiden Kommunen.