agorum®: Ohjelmisto yrityssähköpostien säilytykseen
Saksalainen agorum® Software GmbH on ottanut käyttöön uuden ohjelmiston, joka automatisoi ja varmistaa yrityssähköpostien pitkäaikaisen ja lakisääteisen arkistoinnin. Tämä ratkaisu keskittyy parantamaan prosessien tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä turvallisuudesta tinkimättä.
Saksalainen ohjelmistoyritys agorum® Software GmbH on tuonut markkinoille ratkaisun, jonka tavoitteena on tehostaa yrityssähköpostien arkistointia. Uusi ohjelmisto pyrkii tekemään sähköpostien säilytyksestä automaattista, helposti haettavaa ja ennen kaikkea turvallista, vastaten samalla tiukkoihin saksalaisiin Compliance-vaatimuksiin.
Sähköpostit ovat työpäivän keskeinen viestintämuoto monilla toimialoilla. Kerättyjen tietojen mukaan työntekijät saavat keskimäärin 26 sähköpostia päivässä, ja määrän odotetaan kasvavan. Tämä tekee sähköpostien pitkäaikaisesta ja lainmukaisesta arkistoinnista yhä tärkeämpää. Monissa yrityksissä nykyiset käytännöt eivät kuitenkaan vastaa lakisääteisiä vaatimuksia, mikä johtaa epäselviin prosesseihin ja tehottomuuteen. agorum core -ohjelmiston avulla pyritään ratkaisemaan näitä haasteita tarjoamalla keskitetyn järjestelmän sähköpostien hallintaan.
E-postien arkistointi tarkoittaa sähköpostien digitaalista säilytystä yhtenäisen ohjelmiston avulla. Järjestelmä tallentaa saapuneet viestit pitkäaikaisesti ja tekee niistä haettavia. Jokainen arkistoitu sähköposti tallennetaan keskitetylle palvelimelle ja liitetään automaattisesti asianmukaisiin sähköisiin asiakirjoihin. Tämä varmistaa tietojen säilymisen ja saavutettavuuden sekä noudattaa tietosuojasäännöksiä ja lakisääteisiä ohjeita.
Saksan lainsäädäntö, kuten Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) ja Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), edellyttää kaupallisten kirjeiden ja kauppaa koskevien sähköpostien säilyttämistä tietyksi ajaksi muuttumattomassa muodossa. Ohjelmiston tulee varmistaa, ettei tietoja katoa tai muutu arkistoinnin aikana. On myös tärkeää huomata, että tietyntyyppisiä sähköposteja, kuten työntekijöiden yksityisviestejä tai työnhakusähköposteja, ei saa arkistoida tietosuojalainsäädännön, kuten GDPR:n, vuoksi.
Keskitetty arkistointi parantaa yrityksen sisäisiä prosesseja tehden niistä nopeampia ja läpinäkyvämpiä. Integroituna dokumentinhallintajärjestelmään se voi tarjota huomattavia etuja päivittäisessä työssä, vähentäen manuaalista työtä ja parantaen tietojen hallintaa.