agorum®:n ohjelmisto täyttää GoBD-arkivointivaatimukset
agorum® Software GmbH on saanut riippumattoman tilintarkastajan varmistuksen GoBD-vaatimustenmukaiselle ohjelmistolleen. Uusi varmistus korostaa yrityksen sitoutumista turvalliseen ja säännöstenmukaiseen arkistointiin.
Saksalainen ohjelmistoyritys agorum® Software GmbH on saanut riippumattoman tilintarkastajan vahvistuksen GoBD-vaatimustenmukaisen arkivointiohjelmistonsa osalta. Vahvistus koskee agorum core pro -ohjelmistoa ja sen kykyä täyttää Saksan viranomaisten asettamat tiukat vaatimukset sähköiselle arkistoinnille.
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) on Saksassa voimassa oleva asetus, joka määrittelee, miten yritysten on säilytettävä digitaaliset kirjanpito- ja liiketoimintatietonsa. Pelkkä ohjelmiston käyttö ei riitä, vaan vaatimusten täyttämiseksi tarvitaan myös kattava menettelytapaohjeistus (Verfahrensdokumentation) sekä ulkopuolisen tilintarkastajan suorittama auditointi.
Agorumin mukaan järjestelmän hyväksyttäminen tilintarkastajalla luo hyvät edellytykset säännöstenmukaiselle arkistoinnille. Yrityksen on kuitenkin itse varmistettava, että se noudattaa kaikkia lainmukaisia velvoitteita ja määräaikoja GoBD-arkivoinnin osalta. Menettelytapaohjeistuksen tulee kuvata kaikki olennaiset tekniset ja organisatoriset prosessit, jotka liittyvät dokumenttien hallintaan ja arkistointiin.
Keskeisiä periaatteita menettelytapaohjeistuksessa ovat asianmukaisuus, oikeellisuus, täydellisyys, turvallisuus, selkeys, yksittäisarviointi ja tositteen periaate. Näiden periaatteiden avulla varmistetaan, että arkistoidut tiedot ovat jäljitettävissä, täydellisiä ja vastaavat totuutta. Vanhempien menettelytapaohjeistusten tallentamista suositellaan, kunnes siihen liittyvien dokumenttien arkistointiaika päättyy.
Yritys korostaa, että sisäisen laadunvalvonnan merkitys on suuri. Ulkopuolisen tilintarkastajan suorittama agorum core pro -ohjelmiston ja siihen liittyvien prosessien auditointi perustuu IDW PS 880 -standardiin, joka takaa ohjelmiston ja yrityksen käytäntöjen asianmukaisuuden kirjanpito- ja raportointisäännösten mukaisesti. Agorum® Software GmbH on sitoutunut pitämään järjestelmänsä ajan tasalla ja tarjoamaan asiakkailleen varmuuden säännöstenmukaisesta digitaalisesta arkistoinnista.