dhpg auttaa yrityksiä GoBD-yhteensopivassa arkistoinnissa

Konsulttiyhtiö dhpg on julkaissut ohjeistuksen, joka auttaa yrityksiä siirtymään GoBD-säännösten (perusteet sähköisten kirjojen, tallenteiden ja asiakirjojen asianmukaisesta pidosta ja säilytyksestä sekä tietojen käyttöoikeudesta) mukaiseen, muutoksilta turvattuun sähköiseen arkistointiin.

Pandemian myötä lisääntyneen etätyön ja digitalisaation myötä yritysten on varmistettava, että niiden asiakirjojen hallinta vastaa lakisääteisiä vaatimuksia. Muutoksilta turvattu arkistointi tarkoittaa sitä, että säilytettävät asiakirjat ovat sähköisessä järjestelmässä lakisääteisen säilytysajan, ja että ne ovat jäljitettäviä, löydettäviä ja muuttumattomia. Lisäksi järjestelmän on oltava suojattu luvattomalta käytöltä. Kuten yrityksen asiantuntija Fabrice Voigt selventää, tämä kattaa myös tietosuojan ja liikesalaisuuksien suojaamisen.

Monet yritykset kokevat GoBD-yhteensopivan arkistoinnin toteuttamisen haastavana johtuen hajautetuista tiedostoista ja vaihtelevista järjestelmistä. dhpg korostaa, että digitaalinen asiakirjojen hallinta tarjoaa merkittäviä etuja, kuten joustavuutta, ajansäästöä ja tehostuneita työnkulkuja, kun dokumenttien etsiminen ja fyysinen käsittely vähenevät.

Suositeltu aloitusprosessi sisältää ensin kaikkien kirjanpitoon liittyvien prosessien ja digitaalisten asiakirjojen kartoittamisen. Tämän jälkeen yrityksen tulisi tunnistaa alueet, joilla digitaalinen asiakirjanvirtaus tukee toimintaa parhaiten. dhpg suosittelee asiantuntijan käyttöä arviointivaiheessa ja pienempien, hyötyä tuottavien osaprosessien aloittamista.

Järjestelmää valittaessa dhpg neuvoo keskittymään yrityksen omiin vaatimuksiin. Tärkeitä kriteereitä ovat integrointi olemassa olevaan IT-ympäristöön, tietoturva, käyttöoikeuksien hallinta ja järjestelmän skaalautuvuus. Ennen käyttöönottoa järjestelmää tulee testata ja henkilöstö kouluttaa.