Dokumenttienhallinta: agorum Software selvittää asiakastarpeet

Saksalainen agorum Software GmbH on julkaissut tiedotteen, jossa se avaa yrityksille suunnattujen dokumenttienhallintajärjestelmiensä (DMS) käyttöönottoon liittyviä keskeisiä kysymyksiä. Tiedotteen mukaan yritys pyrkii selvittämään asiakkaiden todelliset tarpeet ja odotukset ennen järjestelmän räätälöintiä.

Agorumin mukaan moni yritys painii edelleen paperipinon ja tiedonhallinnan haasteiden kanssa. Yritys tarjoaa agorum core -dokumenttienhallintaratkaisua, jonka käyttöönottoa helpottamaan se on listannut yleisimmät kysymykset, joita se esittää potentiaalisille asiakkaille. Näiden kysymysten avulla pyritään kartoittamaan, millaista ratkaisua asiakas todellisuudessa tarvitsee – riittääkö perusarkistointi vai tarvitaanko syvempää integraatiota olemassa oleviin järjestelmiin tai jopa kokonaisten järjestelmien korvaamista.

Yhtiö korostaa, että DMS-järjestelmän tärkein käyttötarkoitus on tuoda selkeyttä ja helpottaa tiedonhakua. Yritys kysyykin ensimmäisenä, mikä on järjestelmän varsinainen käyttötarkoitus. Ratkaisun tulee palvella käyttäjiä ja ratkaista heidän ongelmiaan. Myös käyttöalueiden laajuus eri osastoilla, kuten taloushallinnossa, tuotannossa tai myynnissä, on olennaista. Monimutkaisten sähköpostiketjujen ja tiedostojen hallinta eri tietokoneilla on yleinen haaste, johon keskitetty DMS-ratkaisu voi tuoda parannusta vähentämällä päällekkäisyyksiä ja epäselvyyksiä.

Lisäksi agorum Software painottaa järjestelmän tuomien etujen, kuten nopean tiedonhaun täystekstihakuineen ja helppokäyttöisyyden merkitystä. Yritys huomioi myös lakisääteiset vaatimukset, kuten dokumenttien muuttamisen jälkikäteen tietyissä tapauksissa (esim. laskut) sekä asianmukaisen käyttöoikeuksien hallinnan, jotta arkaluonteiset tiedot pysyvät suojattuina. Tavoitteena on, että DMS integroituu saumattomasti yrityksen työprosesseihin ilman ylimääräisiä vaiheita.