Työntekijät palaavat vanhoihin käytäntöihin uusien prosessien jälkeen
Yrityksissä uudet prosessit saattavat näyttää toimivan aluksi, mutta paineen alla työntekijät palaavat usein turvallisempiin, tuttuihin toimintatapoihin.
Monet yritykset kohtaavat tutun haasteen, jossa uudet, parannetut prosessit näyttävät onnistuneen alkuvaiheessa, mutta ajan myötä organisaatio palaa vanhoihin toimintatapoihin. Tämä ilmiö on yleinen erityisesti silloin, kun tiimin huomio kohdistuu täysin uuteen prosessiin.
Alkuinnostuksen ja johdon tarkkailun aikana uudet toimintamallit voivat näyttää tehokkailta. Kokouksissa käydään läpi tiukempia agendoja, ja päätökset tuntuvat etenevän sujuvammin. Kuitenkin, kun paine kasvaa – esimerkiksi kiireellisen asiakastyön tai myöhästyneen projektin takia – organisaatio saattaa huomaamattaan palata vanhoihin, turvallisina pidettyihin rutiineihin. Tällöin uusi prosessi ei välttämättä ole ollut virheellinen, eikä käyttöönotto ole epäonnistunut, vaan järjestelmä tukee edelleen vanhaa tapaa turvallisemmin.
Todellinen testi prosessimuutokselle on sen toimivuus sen jälkeen, kun alkuperäinen huomio ja tarkkailu vähenevät. Ongelmana ei ole välttämättä vastustus uutta prosessia kohtaan, vaan se, että järjestelmä ei ole muuttunut riittävästi tukemaan uutta toimintatapaa pysyvästi. Johtajien tulisi sen sijaan kysyä, mitä olosuhteita muutos jätti koskematta, eikä vain sitä, toteutettiinko muutos oikein.
Epäonnistuneet prosessiparannukset kuluttavat organisaation uskottavuutta. Kun korjaukset katoavat ajan myötä, sama päätös joudutaan tekemään uudelleen, sama tehtäväkorjaus on tarpeen ja sama kokous venyy. Tämä ei ainoastaan tuhlaa aikaa, vaan heikentää myös luottamusta tuleviin muutoshankkeisiin ja organisaation kykyyn kehittyä.