Asiantuntijat varoittavat tekoälypohjaisten kokousmuistioiden riskeistä
Tekoälytyökalut, jotka tekevät muistiinpanoja ja tiivistävät kokouksia, voivat vaarantaa arkaluontoiset tiedot ja yksityisyyden. Asiantuntijat kehottavat harkitsemaan käyttöä tarkkaan.
Yritykset, jotka hyödyntävät tekoälypohjaisia työkaluja virtuaalikokousten muistiinpanojen tekemiseen ja tiivistämiseen, kohtaavat merkittäviä tietoturva- ja yksityisyysriskejä. Vaikka nämä työkalut lupaavat tehostaa kokousten jälkeistä tiedonkäsittelyä ja toimenpidelistojen luomista, asiantuntijat varoittavat niiden potentiaalisista vaaroista.
Tekoälyn tallentama tieto muuttaa kaiken sanotun dataksi. Tähän dataan voi sisältyä luottamuksellista henkilöstötietoa, yritysstrategioita, liikesalaisuuksia ja jopa todistusaineistoa. Nämä tiedot voivat joutua vääriin käsiin, mikä muodostaa merkittävän riskin organisaatioille. Amy Dufrane, HRCI:n toimitusjohtaja, on ilmaissut vahvan kannan, ettei yritysten tulisi lainkaan käyttää tekoälypohjaisia muistiinpanotyökaluja niiden sisältämien riskien vuoksi.
Riskien keskiössä on tietojen tallennuspaikka ja säilytysaika. Tietosuojaviranomaiset ovat huolissaan siitä, että tekoäly-yritykset voivat luoda ääniprofiileja (voiceprints) ilman suostumusta. Ääniprofiileja voidaan käyttää arkaluonteisten tietojen, kuten pankkitilien sisällön, käyttämiseen. Lisäksi jotkin teknologiayritykset myyvät datansa eteenpäin tai käyttävät kokouspöytäkirjoja ja -nauhoituksia omien tekoälymalliensa kouluttamiseen.
Keskustelut juristin ja asiakkaan välillä voivat menettää luottamuksellisuutensa, jos ne tallennetaan tekoälytyökaluilla. Yritysjuristi Justin Daniels painottaa, että käyttäjät eivät aina tiedä, minne data päätyy. Jos salassapidettävä keskustelu päätyy muualle ilman tietoa, se voi menettää juridisesti suojatun asemansa. Yritysten tulisi tunnistaa tekoälytyökalun läsnäolo kokouksissa ja varmistaa, että kaikki osallistujat ovat tietoisia tallennuksesta ja sen käyttötarkoituksesta.
Asiantuntijat neuvovat tarkistamaan kokoukseen osallistuessa, onko käytössä tekoälypohjaista muistiinpanotyökalua. Vaikka alustat kuten Zoom ilmoittavat tallennuksesta, kaikki ohjelmistot eivät tee sitä selväksi. Osallistujat voivat myös ilmoittaa yrityksensä käytännöistä, kuten siitä, ettei kokouksia saa tallentaa. Tarvittaessa tulee kysyä suostumusta tai sopia, että arkaluontoisista asioista keskustellaan vasta kun mahdolliset tallennusvälineet on kytketty pois päältä.