Sähköiset palkkatiedot pakollisiksi Saksassa 2027

Berliini, Saksa – Vuodesta 2027 alkaen saksalaisten työnantajien on noudatettava tiukempia sääntöjä palkkatietojen säilyttämisessä. Lain, joka tunnetaan nimellä § 8 BVV, mukaan kaikkien palkkaan liittyvien asiakirjojen on oltava sähköisessä ja koneellisesti luettavassa muodossa 1. tammikuuta 2027 alkaen.

Nykyinen vapautus, joka on sallinut paperisten asiakirjojen käytön, päättyy 31. joulukuuta 2027. Päätös, joka vahvistettiin neljännellä byrokratian helpotuslailla (BEG IV), varmistaa kaikkien uusien palkkatietojen digitaalisen käsittelyn. Saksalainen ohjelmistoyritys agorum® Software GmbH tarjoaa ratkaisuja yrityksille noudattaa näitä vaatimuksia ohjelmistotuotteillaan, kuten agorum core pro.

Sähköistymisvelvoite koskee kaikkia työnantajia Saksassa, kokoa tai toimialaa katsomatta. Saksalaisen eläkevakuutuslaitoksen (Deutsche Rentenversicherung) mukaan yritykset, jotka eivät pysty esittämään pyydettäessä sähköisiä, koneellisesti luettavia palkkatietoja, vaarana ovat viivästysmaksut ja lisäselvityspyynnöt.

Vaatimukset ulottuvat yksinkertaista PDF-tiedostoja pidemmälle. Asiakirjojen on oltava paitsi sähköisessä muodossa, myös jäljitettävissä ja koneellisesti luettavissa liittovaltion eläkevakuutuslaitoksen sähköistä tuettua yritystarkastusta (euBP) varten. Agorum korostaa, että pelkkä PDF-tiedostojen tallentaminen tiedostopalvelimelle ei täytä Saksan hyvien kirjanpitokäytäntöjen (GoBD) tai § 9a BVV:n sähköisen tarkastuksen vaatimuksia.

Sääntely kattaa laajan valikoiman asiakirjoja, mukaan lukien palkka- ja palkkalaskelmat, työsopimukset, loma- ja työtuntikirjanpidot, verotiedot sekä todisteet vakuutuskaudesta. Sähköisessä muodossa hyväksyttyjä tiedostotyyppejä ovat muun muassa PDF, JPEG ja PNG, mutta niiden on oltava yhdistettyinä koneellisesti luettaviin tietoihin.