Saksat lyhentävät kirjanpitodokumenttien säilytysaikoja
Neljäs byrokratian helpottamisasetus (BEG IV) lyhentää kirjanpitodokumenttien säilytysaikoja Saksassa kahdeksaan vuoteen tammikuusta 2025 alkaen. Muutos vaikuttaa kirjanpitoon ja verotukseen.
Saksan uusi neljäs byrokratian helpottamisasetus (BEG IV), joka astuu voimaan 1. tammikuuta 2025, lyhentää kirjanpitodokumenttien säilytysaikaa kymmenestä kahdeksaan vuoteen. Tämä muutos koskee kaikkia asiakirjoja, joiden säilytysaika ei ole päättynyt ennen lain voimaantuloa. Finanssivalvonnan alaisten yritysten kohdalla sovelletaan kuitenkin vuoden viivästys, eli säilytysaika lyhenee vasta 1. tammikuuta 2026 alkaen.
Lyhennetty säilytysaika vähentää yritysten velvollisuutta säilyttää liiketiedostoja, mikä heijastuu myös tilinpäätösten laatimiseen ja verotukseen. Saksalaisen kirjanpitolain (HGB) ja verolainsäädännön mukaan kirjanpitodokumenttien säilytyskustannukset on yleensä kirjattava varaamana. Kun säilytysaika lyhenee, myös tämä varaus pienenee.
Verotuksellisesti varauksen yläraja määräytyy kauppaoikeudellisen arvostuksen mukaan. Verohallinto sallii yksilöllisen laskennan lisäksi myös yksinkertaistetun laskentatavan. Tällä hetkellä kymmenen vuoden säilytysvelvoitteen kertoimena käytetään 5,5, kun taas kahdeksan vuoden velvoitteelle kerroin olisi 4,5.
Laki ei kuitenkaan lyhennä kymmenen vuoden säilytysvelvoitetta itse kauppakirjoille, inventaarioille tai tilinpäätöksille. Käytännössä yritykset ovat kuitenkin usein säilyttäneet kirjanpitodokumentteja yhtä kauan kuin tilinpäätöksiäkin. Vaikka vain kirjanpitodokumenttien säilytysaika lyhenee, varaus on silti pienennettävä. Jos asiakirjoja säilytetään vapaaehtoisesti pidempään kuin lain vaatima aika, niille ei voida enää muodostaa varausta.