Pöschl Tobacco Group parantaa sähköpostin arkistointia ARTEC EMA:lla

Pöschl Tobacco Group, maailman suurin nuuskan tuottaja ja Saksan johtava itsenäinen tupakkavalmistaja, on ottanut käyttöön ARTEC IT Solutionsin EMA-sähköpostiarkivointijärjestelmän. Ratkaisun tavoitteena on varmistaa sähköpostiliikenteen laillisesti vaatimustenmukainen ja auditointivarma arkistointi, samalla kun parannetaan päivittäistä suorituskykyä.

Yhtiön viestintä, erityisesti myyntitiimin osalta, perustuu vahvasti sähköpostiin. Laatikoiden kasvaessa jopa 50 gigatavuun ilman luotettavaa arkistointitapaa, yritys päätti investoida ammattimaiseen ratkaisuun. Patrick Leipold, Pöschl Tabakin IT-järjestelmäylläpitäjä, korostaa EMA:n tuottamia hyötyjä: "EMA:n koko tekstin indeksointi tarjoaa uskomattoman tehokkaan haun – erityisesti, koska myös liitteet skannataan. Henkilöstö voi esimerkiksi etsiä tarjouksessa esiintyvän artikkelinumeron, joka on liitteenä olevassa PDF-tiedostossa." Hän lisää, että EMA löytää sähköpostin, jos käyttäjä muistaa siitä jotain.

Useiden vaihtoehtojen arvioinnin jälkeen Pöschl valitsi ARTEC IT Solutionsin EMA:n. Ratkaisu asennettiin paikan päälle, koska yhtiöllä on kaksi omaa datakeskusta. Kaikki saapuvat ja lähtevät sähköpostit arkistoidaan automaattisesti ja täysin säännösten mukaisesti. Tietosuojan varmistamiseksi arkaluonteisissa tapauksissa sovelletaan neljän silmän periaatetta, ja työneuvosto osallistuu automaattisesti.

Sääntelyn noudattamisen lisäksi ratkaisu on tuonut selkeitä suorituskykyparannuksia päivittäiseen työhön. Henkilöstö käyttää arkistoa selainlinkin kautta, mikä mahdollistaa arkistohakujen tekemisen samalla kun sähköpostiohjelman kansiorakenne pysyy näkyvissä. Tämä on myös helpottanut IT-osaston työtaakkaa huomattavasti, sillä työntekijät voivat nyt itse palauttaa vahingossa siirrettyjä tai poistettuja sähköposteja arkistosta ilman IT-henkilöstön apua.

Yhtiö suunnittelee seuraavaksi toisen EMA-laitteen käyttöönottoa varajärjestelmäksi (hot standby) varmistaakseen korkean käytettävyyden mahdollisten datakeskusten käyttökatkosten aikana. Ratkaisuun sisältyy EMA Enterprise Premium -malli ja EMA Email -moduuli, sekä VSTOR Vault Direct Attached Storage.