Toistuvat ongelmat yrityksessä viittaavat järjestelmäpuutteisiin
Yrityksissä toistuvat ongelmat eivät ole sattumaa, vaan merkki puutteellisista toimintatavoista. Ongelman ratkaiseminen ilman sen syyn korjaamista johtaa saman asian toistumiseen.
Jos yrityksessä ilmenee jatkuvasti samoja ongelmia, kyseessä ei ole huono onni vaan merkki järjestelmäpuutteista. Yrittäjät ovat usein taitavia ratkaisemaan arkipäiväisiä ongelmia, mutta on ero ongelman hetkellisellä ratkaisemisella ja sen pysyvällä poistamisella.
Toistuvan virheen korjaaminen ilman sen perimmäisen syyn muuttamista ei ratkaise ongelmaa, vaan ainoastaan varmistaa sen palaamisen uudelleen. Esimerkkejä tällaisista toistuvista ongelmista ovat myöhästyneet toimitukset, huolimattomasti hoidetut tehtävien siirrot, epäselvät hinnoittelukäytännöt tai samankaltaiset asiakasvalitukset. Nämä eivät ole yksittäisiä tapahtumia, vaan ne kertovat siitä, että jossain prosessin alkuvaiheessa on vika tai puute.
Kun ongelma ilmenee uudelleen, oikea kysymys ei ole se, miten se käsitellään tällä kertaa. Tärkeämpää on selvittää syy sen toistumiselle. Jos sama ongelma on kohdattu aiemmin, sitä ei pidä käsitellä kertaluonteisena poikkeamana. Sen sijaan on tunnistettava ja korjattava taustalla oleva prosessi tai järjestelmä, joka ongelman aiheuttaa.
Ongelmien juurisyiden tunnistaminen ja niihin puuttuminen on välttämätöntä liiketoiminnan tehokkaan pyörittämisen ja kasvun varmistamiseksi. Se vaatii jatkuvaa tarkkailua ja halukkuutta muuttaa vakiintuneita toimintatapoja, kun ne osoittautuvat riittämättömiksi.