Sage: Digitaalinen henkilöstöarkisto vaatii GDPR-yhteensopivuutta

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on muuttanut tapaa, jolla yritysten on käsiteltävä henkilöstötietoja. Vaikka digitaalinen tiedonkäsittely on jo vakiintunut käytäntö HR-toiminnoissa, GDPR korostaa erityisesti henkilötietojen suojaamista.

Nykyään useimmat yritykset käyttävät digitaalisia henkilöstöarkistoja, jotka sisältävät arkaluonteisia tietoja työntekijöistä ja hakijoista, kuten henkilötunnuksia, todistuksia, tuomioita, puhtausrekisteriotteita ja terveystietoja. GDPR edellyttää yrityksiltä valppautta ja tarkkoja toimenpiteitä näiden tietojen suojaamiseksi.

Suurin osa pilvipalveluita tarjoavista yrityksistä pystyy varmistamaan korkean tason tietoturvan, mutta yrityksen sisäiset prosessit ja käyttöoikeuksien hallinta ovat ratkaisevan tärkeitä. Henkilöstöosaston tulee huolehtia sekä teknisistä turvatoimista että sisäisistä käytännöistä varmistaakseen GDPR-yhteensopivuuden.

Keskeistä on rajoittaa pääsyä tietoihin vain niille henkilöille, jotka niitä tehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat. Esimerkiksi palkkahallinnossa työskentelevien ei tulisi päästä käsiksi terveystietoihin tai puhtausrekisteriotteisiin. Organisaation sisäisten prosessien ja käyttäjäoikeuksien säännöllinen tarkistaminen on välttämätöntä tietovuotojen estämiseksi ja GDPR-vaatimusten täyttämiseksi.