Lastrupin ja Lindernin kunnat ottavat käyttöön yhteisen dokumentinhallintajärjestelmän
Lastrupin ja Lindernin kunnat Ala-Saksin piirikunnassa ovat yhdessä ottaneet käyttöön enaio-dokumentinhallintajärjestelmän (DMS). Digitalisointihankkeen tavoitteena on tehostaa hallintoprosesseja.
IT-palveluyritys ITEBO-Unternehmensgruppe on toteuttanut dokumentinhallintajärjestelmän (DMS) enaion käyttöönoton Lastrupin ja Lindernin kunnissa Ala-Saksin piirikunnassa. Yhteisenä tavoitteena hankkeessa on ollut digitalisoida hallintoprosessit ja parantaa kuntalaisten pääsyä palveluihin Internet-palvelulain (OZG) mukaisesti.
Kunnat, joita johtavat Lastrupin pormestari Michael Kramer ja Lindernin pormestari Karsten Hage, ovat pitäneet yhteistyötä tehokkaana lähestymistavan synergiatehosteiden hyödyntämisessä. Kuntien hallinnot ovat jo aiemmin käyttäneet ITEBO:n tarjoamia hallittuja IT-palveluita, mikä loi pohjan yhteiselle DMS-hankkeelle.
Projekti määriteltiin yhdessä molempien kuntien henkilöstön ja johtajien kanssa. Yhteisenä tavoitteena oli luoda standardoitu tapa käsitellä ja arkistoida asiakirjoja. Hanke sisälsi kirjaamo-toimintojen digitalisoinnin lisäksi teiden- ja rakennusalan projektinhallinnan kehittämisen objektikohtaisilla ja hankekohtaisilla kansioilla. Lisäksi, järjestelmään liitettiin P&I LOGA -henkilöstöhallinnon ohjelmisto rajapinnan kautta.
Kunnat raportoivat merkittävästä tehostumisen ja läpinäkyvyyden lisääntymisestä hallinnollisissa prosesseissa. Heidän mukaansa asiakirjojen saatavuus on parantunut huomattavasti, mikä vähentää etsintäaikaa ja nopeuttaa työskentelyä. ITEBO suunnittelee jo seuraavia toimenpiteitä yhdessä kuntien kanssa.