agorum® : Logiciel d'archivage d'e-mails conforme et sécurisé

agorum® Software GmbH, une entreprise technologique basée en Allemagne, a annoncé le lancement de son logiciel d'archivage d'e-mails, conçu pour garantir que les communications professionnelles soient stockées de manière sécurisée et conforme. La nouvelle solution automatise le processus de stockage d'e-mails à long terme, rendant les messages facilement consultables et accessibles tout en respectant les exigences légales allemandes strictes, telles que les GoBD (Principes de gestion et de conservation appropriées des livres, enregistrements et documents sous forme électronique).

Dans l'environnement professionnel actuel, les e-mails constituent une forme de communication primordiale, entraînant un volume élevé de messages quotidiens. Cela nécessite un archivage robuste pour se conformer aux réglementations telles que le HGB (Code de commerce allemand) et l'AO (Code fiscal), qui imposent la conservation des e-mails à caractère commercial pendant des périodes spécifiées. De nombreuses entreprises manquent actuellement de processus standardisés, ce qui entraîne des inefficacités et des risques de non-conformité. agorum core vise à combler ces lacunes grâce à des solutions systématiques.

Le logiciel facilite l'archivage numérique des e-mails, remplaçant les méthodes individuelles, souvent incohérentes, par un système centralisé. Les e-mails entrants et sortants sont systématiquement stockés sur un serveur central et automatiquement attribués à des dossiers numériques. Cela garantit l'intégrité des données, leur disponibilité et la conformité avec les lois sur la protection des données. L'entreprise souligne que l'archivage des e-mails n'est pas une option pour les entreprises, mais une obligation légale.

Les directives légales telles que les GoBD exigent un archivage immuable des e-mails, sans perte de données et avec une possibilité de récupération à tout moment. Le processus d'archivage doit être documenté et vérifiable. Il est également important de noter que le logiciel est conçu pour exclure l'archivage des e-mails privés des employés et des candidatures afin de se conformer aux réglementations de protection des données telles que le RGPD.

En mettant en œuvre agorum core, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail, accroître la transparence et réduire le risque de sanctions en cas de non-conformité. L'intégration avec les systèmes de gestion documentaire renforce encore davantage ces avantages, contribuant à une gestion plus efficace des opérations commerciales.