dhpg guide l'archivage conforme GoBD et sécurisé contre la falsification

Le cabinet de conseil dhpg a publié des directives pour aider les entreprises à mettre en place un archivage électronique conforme aux normes GoBD (principes de tenue et de conservation des livres, registres et documents sous forme électronique) et sécurisé contre la falsification. Ces principes sont essentiels pour les processus commerciaux numériques.

L'augmentation du télétravail et la digitalisation accélérée par la pandémie obligent les entreprises à s'assurer que leur gestion documentaire respecte les exigences légales. L'archivage sécurisé contre la falsification implique que les documents à conserver soient stockés dans un système électronique pendant la durée légale requise, garantissant qu'ils soient traçables, retrouvables et inaltérables. Le système doit également être protégé contre tout accès non autorisé. Comme le souligne l'expert de l'entreprise, Fabrice Voigt, cela inclut également la protection des données et des secrets d'affaires.

Beaucoup d'entreprises considèrent la mise en œuvre d'un archivage conforme GoBD comme un projet d'envergure en raison de la dispersion des données et de la diversité des systèmes. dhpg souligne les avantages de la gestion documentaire numérique, tels que la flexibilité accrue, les gains de temps et l'optimisation des flux de travail grâce à la réduction des manipulations manuelles.

La démarche recommandée commence par la cartographie de tous les processus comptables et des documents numériques. Ensuite, les entreprises doivent identifier les domaines où le flux documentaire numérique apporterait le plus de valeur ajoutée. dhpg conseille de faire appel à un expert pour l'évaluation et de commencer par des sous-processus plus petits mais très bénéfiques.

Lors du choix d'un système d'archivage ou de gestion documentaire (DMS), dhpg insiste sur l'importance d'adapter le système aux besoins spécifiques de l'entreprise. Les critères clés comprennent l'intégration dans l'infrastructure informatique existante, la sécurité des données, la gestion des droits d'accès et la évolutivité du système. Des tests approfondis et une formation du personnel sont recommandés avant le déploiement complet.