La directrice de la stratégie d'Eficode partage ses conseils pour harmoniser les processus financiers

L'harmonisation des processus et systèmes financiers au sein d'un groupe en expansion nécessite une planification rigoureuse, des responsabilités clairement définies et une communication ouverte. Saara Kauppila, directrice de la stratégie chez Eficode, forte d'une vaste expérience en tant que directrice financière (CFO), partage des conseils essentiels pour le développement de la fonction financière des entreprises en expansion internationale.

L'importance de la planification est primordiale lors du renouvellement des processus et des systèmes. Selon Kauppila, il est crucial de définir clairement comment les systèmes et les processus doivent fonctionner et quels objectifs ils doivent atteindre. Une planification initiale approfondie permet d'économiser un temps et des ressources considérables au fur et à mesure de l'avancement du projet. Il est également essentiel d'identifier les meilleurs fournisseurs et partenaires disposant de l'expertise nécessaire à la mise en œuvre du système et à la compréhension des besoins des clients.

La définition précise et la documentation des responsabilités sont centrales pour le succès des projets à grande échelle. Kauppila souligne que des répartitions de responsabilités peu claires peuvent entraîner l'omission de certaines tâches. Il est nécessaire de spécifier clairement quelles responsabilités incombent à l'organisation interne et lesquelles appartiennent à un fournisseur ou partenaire externe, afin d'éviter les chevauchements ou les lacunes.

L'ouverture et la communication continue sont des facteurs critiques pour l'exécution du projet. Les projets d'envergure impliquent plusieurs parties prenantes internes et externes qui doivent maintenir un contact ouvert. Les parties prenantes, comme la direction, doivent être tenues informées de l'avancement du projet, du calendrier et du budget. Une communication ouverte aide également à anticiper et à résoudre efficacement les défis imprévus avant qu'ils ne s'aggravent.

La gestion de la résistance au changement exige d'écouter les personnes et de clarifier les rôles individuels dans le nouvel environnement opérationnel. Kauppila souligne que l'incertitude et les préoccupations concernant ses propres compétences sont souvent à l'origine de réactions négatives. Une communication claire sur les raisons des changements, les objectifs et le rôle de chaque employé aide à atténuer la résistance et peut même inciter le personnel à adopter de nouvelles tâches.