L'Allemagne rend obligatoires les dossiers de paie électroniques à partir de 2027

Berlin, Allemagne – À compter du 1er janvier 2027, une nouvelle obligation entrera en vigueur pour les employeurs en Allemagne : tous les documents relatifs aux salaires devront être conservés sous une forme exclusivement électronique et lisible par machine. La possibilité antérieure d'obtenir des dérogations pour la tenue de registres papier est supprimée, conformément à la loi § 8 BVV et confirmée par la quatrième loi sur la réduction de la bureaucratie (BEG IV).

Cette réglementation s'applique à tous les employeurs allemands, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité. L'assurance retraite allemande (Deutsche Rentenversicherung) vérifiera la conformité lors des contrôles d'entreprise. Les entreprises qui ne seront pas en mesure de présenter des dossiers de paie électroniques et lisibles par machine après cette date risquent un refus de contrôle, des redressements et des pénalités de retard.

L'éditeur de logiciels agorum® Software GmbH souligne qu'une simple archive PDF sur un serveur de fichiers ne suffit pas à satisfaire aux exigences de sécurité et de lisibilité par machine imposées par la loi et les principes communs selon le § 9a BVV pour le contrôle d'entreprise assisté par ordinateur (euBP).

Les documents concernés par le § 8 Abs. 2 BVV incluent un large éventail de pièces. Cela comprend les comptes de paie, les décomptes salariaux, les contrats de travail détaillant la rémunération, les registres de congés, les heures travaillées, les suppléments pour heures supplémentaires, de nuit et de jours fériés, les données fiscales, les informations de sécurité sociale et toute documentation relative au statut d'emploi ou à l'éligibilité aux prestations.

Bien que les formats de fichiers tels que PDF, JPEG, BMP, PNG et TIFF soient autorisés pour les documents, les données doivent également être structurées et accessibles pour une analyse par machine afin de se conformer aux futures normes réglementaires.