L'Allemagne réduit le délai de conservation des documents comptables
La quatrième loi allemande de réduction de la bureaucratie (BEG IV) réduit le délai de conservation des documents comptables de dix à huit ans à compter du 1er janvier 2025. Ce changement affecte la comptabilité et la fiscalité.
La nouvelle quatrième loi allemande de réduction de la bureaucratie (BEG IV), publiée le 29 octobre 2024, raccourcit la durée légale de conservation des documents comptables de dix à huit ans. Cette nouvelle réglementation s'applique à tous les documents dont le délai de conservation n'était pas encore expiré un jour avant l'entrée en vigueur de la loi, prévue le 1er janvier 2025. Pour les entités sous la surveillance de l'Autorité fédérale de surveillance financière (BaFin), le délai de conservation réduit s'appliquera avec un an de retard, à partir du 1er janvier 2026.
Ces changements ont des implications au-delà du simple raccourcissement des délais de conservation, affectant la préparation future des états financiers annuels. Les coûts liés à la conservation des documents commerciaux, une obligation de droit public, doivent être comptabilisés comme une provision dans les bilans commerciaux et fiscaux. Une réduction de l'obligation de conservation des documents comptables entraîne une diminution correspondante de la provision pour le stockage des documents commerciaux.
À des fins de bilan fiscal, la valorisation du bilan commercial sert de limite supérieure pour la provision. Les autorités fiscales autorisent à la fois des calculs individuels et des calculs standardisés. Actuellement, pour une obligation de conservation de dix ans, un coût de stockage annuel est multiplié par 5,5 ; pour une obligation de huit ans, le facteur serait de 4,5.
La loi, cependant, ne raccourcit pas la période de conservation de dix ans pour les livres de commerce, les inventaires et les états financiers annuels eux-mêmes. En pratique, les documents comptables sont souvent conservés pendant la même durée que les états financiers annuels. Par conséquent, une réduction de l'obligation de conservation uniquement pour les documents comptables peut ne pas modifier significativement les pratiques de stockage réelles. Néanmoins, le montant de la provision doit être réduit. Si des documents sont conservés volontairement au-delà de la période légalement requise, aucune provision ne peut être constituée pour ceux-ci.