Pöschl Tobacco Group améliore l'archivage des e-mails avec EMA d'ARTEC

Pöschl Tobacco Group, le plus grand producteur mondial de tabac à priser et le principal fabricant indépendant de tabac en Allemagne, a mis en œuvre le système d'archivage d'e-mails EMA d'ARTEC IT Solutions. L'objectif est d'assurer un archivage des communications par e-mail conforme à la loi et inaltérable, tout en améliorant les performances quotidiennes.

La communication de l'entreprise, en particulier au sein de l'équipe commerciale, repose fortement sur les e-mails. Avec des boîtes aux lettres atteignant jusqu'à 50 Go sans méthode d'archivage fiable, l'entreprise a décidé d'investir dans une solution professionnelle. Patrick Leipold, administrateur systèmes informatiques chez Pöschl Tabak, souligne les avantages d'EMA : « L'indexation plein texte d'EMA offre une recherche incroyablement puissante – d'autant plus que les pièces jointes sont également analysées. Le personnel peut, par exemple, rechercher un numéro d'article d'une offre qui se trouve par hasard dans un PDF joint. » Il ajoute qu'EMA trouvera l'e-mail si l'utilisateur se souvient de quelque chose à son sujet.

Après avoir évalué plusieurs options, Pöschl a choisi EMA d'ARTEC IT Solutions. La solution a été déployée sur site, car l'entreprise exploite deux centres de données. Tous les e-mails entrants et sortants sont archivés automatiquement et en pleine conformité légale. Pour garantir la protection des données, un principe de quatre yeux s'applique aux cas d'accès sensibles, ce qui signifie que le comité d'entreprise est automatiquement impliqué.

Au-delà de la conformité réglementaire, la solution a apporté des gains de performance clairs dans le travail quotidien. Le personnel accède à l'archive via un lien de navigateur, un choix délibéré de l'entreprise. Cela permet à quiconque recherche un e-mail spécifique d'effectuer une recherche dans l'archive tout en gardant visible la structure de ses dossiers dans son client de messagerie. Cela a également considérablement allégé la charge de travail du département informatique, car les employés peuvent désormais restaurer eux-mêmes les e-mails déplacés ou supprimés accidentellement à partir de l'archive sans l'aide du personnel informatique.

Comme prochaine étape, l'entreprise prévoit de déployer un deuxième appareil EMA en tant que solution de secours (hot standby) pour assurer une haute disponibilité en cas de pannes potentielles des centres de données. La solution comprend le modèle EMA Enterprise Premium et le module EMA Email, ainsi que le stockage attaché direct VSTOR Vault.