Codification des factures fournisseurs : la décentralisation peut augmenter la charge de travail et ralentir l'automatisation

La codification des factures fournisseurs constitue un poste de consommation de ressources important dans le processus global des comptes fournisseurs. Si les entreprises cherchent souvent à améliorer l'efficacité en décentralisant les tâches de codification aux approbateurs ou aux gestionnaires des comptes fournisseurs, cette approche peut introduire des défis imprévus.

Une préoccupation majeure est que la codification décentralisée peut entraîner un travail redondant. Si les individus manquent de la compréhension nécessaire des règles de TVA et des réglementations de dépenses, le département financier peut être confronté à des tâches de correction continues. Cela signifie que les factures pourraient être codifiées et examinées plusieurs fois, annulant les gains d'efficacité. De plus, les tâches non routinières, telles que la codification occasionnelle de factures, exigent plus de temps et de concentration de la part des employés qui ne les effectuent pas régulièrement.

Ce modèle distribué complique également l'identification et la mise en œuvre de l'automatisation. Bien qu'une part considérable des factures, jusqu'à 90 %, puisse être automatisée sur la base de données prédéfinies telles que des contrats ou des bons de commande, ces opportunités peuvent passer inaperçues. Par exemple, si les gestionnaires traitent la codification des dépenses récurrentes comme les factures de téléphone, ils pourraient ne pas reconnaître le potentiel d'automatisation ou ne pas être au courant des solutions disponibles. Cela empêche le développement d'une automatisation systématique qui pourrait libérer les ressources financières pour des fonctions plus stratégiques.

Une véritable efficacité dans le traitement des factures fournisseurs est obtenue grâce à l'automatisation. Les systèmes capables de gérer automatiquement la codification basée sur des règles réduisent le risque d'erreur humaine et permettent aux départements financiers de se concentrer sur les exceptions. Des solutions comme Rillion offrent des outils pour automatiser le traitement des factures fournisseurs, offrant une méthode fiable pour améliorer à la fois l'efficacité et la précision.