Le guide Rillion explique le rapprochement des factures et son automatisation

Le fournisseur de logiciels de comptabilité Rillion a publié un guide complet expliquant le processus de rapprochement des factures et soulignant l'importance de son automatisation pour améliorer l'efficacité des entreprises.

Le guide explore les bases du rapprochement des factures, une composante essentielle du cycle d'achat et de paiement ('procure-to-pay'). Ce processus consiste à comparer les factures reçues des fournisseurs avec les bons de commande (PO) correspondants et les confirmations de réception des marchandises afin de garantir l'exactitude et la cohérence. Cette fonction aide les équipes de comptabilité fournisseurs à vérifier qu'une facture est valide, exacte et provient d'un fournisseur autorisé pour des biens ou services réels rendus.

Le guide de Rillion présente trois méthodes principales de rapprochement des factures : le rapprochement à deux, trois ou quatre voies. Le rapprochement à deux voies compare la facture au bon de commande, tandis que le rapprochement à trois voies, couramment utilisé, ajoute une réception de marchandises à la comparaison. Le rapprochement à quatre voies est le plus rigoureux, intégrant un document d'acceptation ou d'inspection, adapté aux industries où le contrôle qualité est primordial, comme la construction et la fabrication de haute technologie.

Le guide souligne l'importance d'une solution automatisée de rapprochement des factures. L'automatisation accélère considérablement le processus, réduisant le travail manuel et le risque d'erreurs. Les solutions de Rillion prennent en charge le rapprochement à deux et trois voies, offrant des outils pour la capture, la validation et le rapprochement des données à l'aide de l'intelligence artificielle. Cela améliore les opérations des départements de comptabilité et minimise la supervision manuelle dans divers secteurs.

Les premières étapes d'un processus automatisé comprennent la capture numérique des factures de n'importe quel format, comme l'e-mail ou le papier, avec une grande précision. Ceci est suivi par la validation des données, où le système vérifie les détails du fournisseur, les numéros de bon de commande et les montants par rapport aux enregistrements de l'entreprise. Enfin, le système effectue automatiquement le rapprochement du bon de commande et de la réception des marchandises avec la facture, réduisant considérablement l'effort manuel et le temps requis.