Sage : Le dossier personnel numérique doit être conforme au RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'UE a introduit des obligations strictes pour les entreprises gérant les données de leurs employés. Bien que les processus numériques soient la norme dans les fonctions RH, le RGPD met l'accent sur la protection des informations personnelles sensibles.

Les dossiers personnels numériques contiennent une mine d'informations personnelles, allant des coordonnées de base aux documents très sensibles tels que les dossiers d'emploi, les jugements légaux, les vérifications de casier judiciaire et les informations médicales. Assurer la conformité au RGPD nécessite un examen approfondi de la manière dont ces dossiers sont gérés.

Bien que les fournisseurs de cloud offrent souvent une sécurité informatique robuste, les entreprises ne peuvent pas déléguer toutes leurs responsabilités en matière de protection des données. Les processus internes, la sécurité physique et des contrôles d'accès précis sont cruciaux. Les départements RH doivent s'assurer que leurs procédures sont conformes aux exigences du RGPD.

Un aspect clé de la conformité au RGPD est la gestion granulaire des accès. Tous les employés ne devraient pas avoir accès à toutes les informations d'un dossier numérique. L'accès doit être accordé en fonction des fonctions spécifiques du poste et d'un besoin réel de savoir. Des audits réguliers des rôles et des permissions sont essentiels pour prévenir les violations de données et maintenir la conformité.