Deux communes adoptent un système commun de gestion documentaire

Le groupe ITEBO-Unternehmensgruppe, fournisseur de services informatiques, a mis en œuvre avec succès le système de gestion documentaire (DMS) enaio dans les communes de Lastrup et Lindern, situées dans le district de Cloppenburg en Allemagne. L'objectif du projet est de numériser les processus administratifs et d'améliorer l'accès des citoyens aux services conformément à la loi sur l'accès en ligne (OZG).

Les maires Michael Kramer de Lastrup et Karsten Hage de Lindern, défenseurs de la numérisation, ont encouragé cette introduction conjointe. Les communes étaient déjà des clientes de longue date d'ITEBO pour leurs services informatiques gérés, ce qui a jeté les bases de cette collaboration. La coopération intercommunale visait à générer des effets de synergie dans le projet.

Le projet a débuté par une réunion de lancement commune où les plans de projet ont été présentés et les objectifs définis pour les deux administrations. L'implémentation comprenait un système unifié pour l'archivage des dossiers spécialisés, tels que les dossiers de construction et de personnel, ainsi que la gestion de la correspondance générale. De plus, un module de gestion des projets de construction et une interface avec le système RH P&I LOGA ont été intégrés.

Les deux communes rapportent des gains significatifs en matière d'efficacité et de transparence dans leurs opérations administratives. L'amélioration de l'accessibilité des documents numériques depuis n'importe quel endroit aurait réduit les temps de recherche et augmenté la rapidité globale. ITEBO planifie actuellement les prochaines étapes de développement en collaboration avec les communes.