agorum®:s programvara uppfyller GoBD-krav för arkivering

Det tyska mjukvaruföretaget agorum® Software GmbH har fått en oberoende revisors bekräftelse avseende sin GoBD-kompatibla arkiveringsprogramvara. Bekräftelsen avser agorum core pro-programvaran och dess förmåga att uppfylla de stränga krav som tyska myndigheter ställer på elektronisk arkivering.

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) är en tysk förordning som specificerar hur företag måste lagra sina digitala redovisnings- och affärsdata. Bara att använda programvaran är inte tillräckligt; för att uppfylla kraven krävs också en omfattande processdokumentation (Verfahrensdokumentation) och en revision utförd av en extern revisor.

Enligt agorum skapar godkännandet av systemet av en revisor goda förutsättningar för regelanpassad arkivering. Företaget måste dock själv säkerställa att det följer alla lagstadgade skyldigheter och tidsfrister för GoBD-arkivering. Processdokumentationen måste beskriva alla relevanta tekniska och organisatoriska processer relaterade till dokumenthantering och arkivering.

Viktiga principer i processdokumentationen inkluderar korrekthet, fullständighet, säkerhet, tydlighet, individuell värdering och dokumentprincipen. Dessa principer säkerställer att de arkiverade uppgifterna är spårbara, fullständiga och sanningsenliga. Det rekommenderas att äldre processdokumentationer sparas tills arkiveringstiden för de dokument som användes med en äldre version av dokumentationen löper ut.

Företaget betonar vikten av intern kvalitetskontroll. Granskningen av agorum core pro-programvaran och relaterade processer av en oberoende revisor baseras på IDW PS 880-standarden, vilket garanterar att programvaran och företagets rutiner är korrekta enligt redovisnings- och rapporteringsreglerna. agorum® Software GmbH har åtagit sig att hålla sina system uppdaterade och ge sina kunder trygghet med regelanpassad digital arkivering.