dhpg underlättar GoBD-kompatibel och revisionssäker arkivering

Konsultföretaget dhpg har publicerat riktlinjer som hjälper företag att övergå till GoBD-kompatibel, revisionssäker elektronisk arkivering. Godkända standarder för elektronisk bokföring och dokumenthantering (GoBD) är avgörande för digitala arbetsflöden.

Med ökat hemarbete och digitalisering som följd av pandemin, måste företag säkerställa att deras dokumenthantering uppfyller lagkrav. Revisionssäker arkivering innebär att dokument som kräver arkivering förvaras i ett elektroniskt arkivsystem under den lagstadgade förvaringstiden. Dokumenten måste vara spårbara, sökbara och oföränderliga. Systemet måste också vara skyddat mot obehörig åtkomst. Enligt företagets expert, Fabrice Voigt, täcker detta även dataskydd och skydd av affärshemligheter.

Många företag anser att implementeringen av GoBD-kompatibel arkivering är utmanande på grund av distribuerade filer och varierande system. dhpg betonar att digital dokumenthantering ger betydande fördelar, såsom ökad flexibilitet, tidsbesparingar och effektivare arbetsflöden genom minskad dokumentletning och fysisk hantering.

Den rekommenderade startprocessen inkluderar först kartläggning av alla redovisningsrelaterade processer och digitala dokument. Företag bör sedan identifiera områden där ett digitalt dokumentflöde ger bäst stöd. dhpg rekommenderar att anlita en expert för utvärdering och att börja med mindre, fördelaktiga delprocesser.

Vid val av system betonar dhpg vikten av att systemet anpassas efter företagets krav. Viktiga kriterier inkluderar integration med befintlig IT-miljö, datasäkerhet, behörighetshantering och systemets skalbarhet. Innan driftsättning bör systemet testas noggrant och personalen utbildas.