Eficodes strategidirektör delar med sig av tips för harmonisering av ekonomiprocesser

Harmonisering av ekonomiprocesser och system i en expanderande koncern kräver noggrann planering, tydliga ansvarsområden och öppen kommunikation. Saara Kauppila, strategidirektör på Eficode med omfattande erfarenhet som CFO, delar med sig av centrala råd för att utveckla ekonomifunktionen i internationellt expanderande företag.

Planeringens betydelse framhävs vid förnyelse av processer och system. Enligt Kauppila är det avgörande att tydligt definiera hur system och processer ska fungera och vilka mål de ska uppnå. God initial planering sparar betydande tid och resurser under projektets gång. Dessutom är det viktigt att identifiera de bästa leverantörerna och partnerna som har tillräcklig expertis för systemimplementering och förståelse för kundbehoven.

Noggrann definition och dokumentation av ansvarsområden är centralt för framgången i omfattande projekt. Kauppila påpekar att oklara ansvarsfördelningar kan leda till att uppgifter inte utförs. Det är nödvändigt att tydligt specificera vilka ansvarsområden som tillhör den interna organisationen och vilka som tillhör en extern leverantör eller partner för att undvika överlappningar eller brister.

Öppenhet och kontinuerlig kommunikation är kritiska faktorer för att genomföra projektet. Omfattande projekt involverar flera interna och externa parter som måste hållas i öppen kontakt. Intressenter, såsom ledningen, bör hållas informerade om projektets framsteg, tidsplan och budget. Öppen kommunikation hjälper också till att förutsäga och effektivt lösa oväntade utmaningar innan de eskalerar.

Hantering av förändringsmotstånd kräver att man lyssnar på människor och klargör individens roll i den nya verksamhetsmiljön. Kauppila betonar att osäkerhet och oro kring den egna kompetensen ofta ligger bakom negativa reaktioner. Tydlig kommunikation om orsakerna till förändringarna, målen och varje anställds roll hjälper till att lindra motståndet och kan till och med inspirera personalen till nya uppgifter.