Elektroniska lönehandlingar blir obligatoriska i Tyskland 2027

Berlin, Tyskland – Från och med 2027 införs striktare regler för hur tyska arbetsgivare måste förvara löneuppgifter. Enligt lag § 8 BVV måste alla lönerelaterade dokument vara i elektroniskt och maskinellt utläsbart format från och med den 1 januari 2027.

Det nuvarande undantaget som tillåter pappersdokument kommer att upphöra den 31 december 2026. Beslutet, som bekräftades genom den fjärde lagen om byråkratisk lättnad (BEG IV), säkerställer att alla nya löneuppgifter hanteras digitalt. Det tyska mjukvaruföretaget agorum® Software GmbH erbjuder lösningar för att hjälpa företag att uppfylla dessa krav med sina programvaror, inklusive agorum core pro.

Skyldigheten att digitalisera gäller alla arbetsgivare i Tyskland, oavsett storlek eller bransch. Enligt den tyska socialförsäkringskassan (Deutsche Rentenversicherung) riskerar företag som inte kan presentera elektroniska, maskinellt utläsbara löneuppgifter vid en kontroll böter och ytterligare utredningskrav.

Kraven sträcker sig bortom enkla PDF-filer. Dokumenten måste inte bara vara i elektroniskt format, utan också kunna spåras och maskinellt utläsas för den federala pensionsförsäkringens externa granskning (euBP). Agorum betonar att enbart lagring av PDF-filer på en filserver inte uppfyller kraven för spårbarhet enligt tyska 'GoBD' (Good Practice for the Handling and Storage of Books, Records and Documents in Electronic Form and for Data Access) eller kraven på maskinell läsbarhet enligt § 9a BVV.

Regleringen omfattar ett brett spektrum av handlingar, inklusive lönebesked, anställningsavtal, semester- och timlistor, skatteinformation och bevis på försäkringsstatus. Godkända filformat för elektronisk lagring inkluderar bland annat PDF, JPEG och PNG, men de måste kombineras med maskinellt utläsbara data.