Tyskland förkortar lagstadgad förvaringstid för bokföringshandlingar

Tysklands nya fjärde lag om minskad byråkrati (BEG IV), som träder i kraft den 1 januari 2025, minskar den lagstadgade förvaringstiden för bokföringshandlingar från tio till åtta år. Denna regeländring gäller för alla handlingar vars förvaringstid ännu inte har löpt ut. För företag under tillsyn av den tyska finansmarknadsmyndigheten (BaFin) gäller dock en fördröjning på ett år, vilket innebär att förkortningen träder i kraft först den 1 januari 2026.

Den förkortade förvaringstiden minskar företagens skyldighet att lagra affärshandlingar, vilket i sin tur påverkar hur årsredovisningar upprättas och beskattas. Enligt tysk handelsrätt (HGB) och skattelagstiftning ska kostnader för förvaring av affärshandlingar normalt redovisas som en avsättning. När förvaringstiden förkortas, minskar även storleken på denna avsättning.

Vid skatteberäkning utgör den kommersiella redovisningen taket för avsättningens storlek. Skattemyndigheterna tillåter, utöver en individuell beräkning, även en schablonberäkning. För närvarande används en faktor på 5,5 för en förvaringsplikt på tio år, medan faktorn för en åttaårig plikt skulle vara 4,5.

Lagen innebär dock ingen förkortning av den tioåriga förvaringsplikten för själva handelsböckerna, inventarierna eller årsredovisningarna. I praktiken har bokföringshandlingar ofta förvarats lika länge som årsredovisningar. Trots att endast förvaringstiden för bokföringshandlingar förkortas, måste avsättningen minskas. Om handlingar frivilligt förvaras längre än vad lagen kräver, kan ingen avsättning göras för dessa handlingar.