Pöschl Tobacco Group förbättrar e-postsarkivering med ARTEC EMA

Pöschl Tobacco Group, världens största producent av snus och Tysklands ledande oberoende tobakstillverkare, har implementerat ARTEC IT Solutions EMA e-postsarkiveringssystem. Syftet med lösningen är att säkerställa lagligt kompatibel och revisionssäker arkivering av e-postkommunikation, samtidigt som den dagliga prestandan förbättras.

Företagets kommunikation, särskilt inom säljteamet, är starkt beroende av e-post. Med växande brevlådor som nådde upp till 50 GB, och avsaknaden av en tillförlitlig arkiveringsmetod, beslutade företaget att investera i en professionell lösning. Patrick Leipold, IT-systemadministratör hos Pöschl Tabak, betonar fördelarna med EMA: "EMA:s fulltextsökning ger en otroligt kraftfull sökfunktion – särskilt eftersom bilagor också skannas. Personalen kan till exempel söka efter ett artikelnummer från en offert som råkar finnas i en bifogad PDF." Han tillägger att EMA hittar e-postmeddelandet om användaren kan komma ihåg något om det.

Efter utvärdering av flera alternativ valde Pöschl ARTEC IT Solutions EMA. Lösningen installerades lokalt (on-premises), då företaget driver två egna datacenter. All inkommande och utgående e-post arkiveras automatiskt och fullt lagligt. För att säkerställa dataskyddet tillämpas principen om fyra ögon i känsliga åtkomstfall, vilket innebär att arbetarrådet automatiskt involveras.

Utöver regelefterlevnad har lösningen gett tydliga prestandaförbättringar i det dagliga arbetet. Personalen får tillgång till arkivet via en webblänksökning, ett medvetet val av företaget. Detta gör att vem som helst som söker ett specifikt e-postmeddelande kan köra en arkivsökning samtidigt som de behåller sin mappstruktur i sitt e-postprogram. Detta har också avsevärt underlättat IT-avdelningens arbetsbelastning, eftersom anställda nu själva kan återställa oavsiktligt flyttade eller raderade e-postmeddelanden från arkivet utan IT-personalens hjälp.

Som ett nästa steg planerar företaget att implementera en andra EMA-enhet som en reserv (hot standby) för att säkerställa hög tillgänglighet vid eventuella driftstopp i datacentret. Lösningen omfattar EMA Enterprise Premium-modellen och EMA Email-modulen, samt VSTOR Vault Direct Attached Storage.