Proalpha presenterar guide för förberedelse inför digitala revisioner

ProALPHA, en leverantör av affärssystem (ERP), har publicerat en guide som syftar till att underlätta för företag att förbereda sig inför digitala revisioner. Guiden presenterar nio konkreta åtgärder för att förbättra förberedelsen och minska den stress som ofta förknippas med dessa processer.

En central del av förberedelserna handlar om effektiv datahantering och dokumentation av processer. Företag uppmanas att lagra all relevant information på ett sätt som möjliggör enkel export för granskning. Enligt tysk lagstiftning krävs det att företag upprättar processdokumentation som säkerställer spårbarhet och verifierbarhet i affärsprocesserna.

Guiden betonar också vikten av att ge revisorn korrekt åtkomst till företagets system. Revisorn kan välja mellan direkt dataåtkomst, indirekt dataåtkomst eller tillhandahållande av databärare. I Tyskland väljer skattemyndigheterna i cirka 80% av fallen att använda sig av databärare, såsom CD- eller DVD-skivor.

ProALPHA lyfter fram vikten av regelbunden personalutbildning, uppdaterade checklistor och kontrollsystem, särskilt gällande kostnader för resor och representation samt kassajournaler. En lagligt korrekt arkivering av dokument och säkerställande av att data inte kan modifieras är också avgörande, där ett dokumenthanteringssystem (DMS) kan ge en betydande fördel.

Enligt guiden bör företag också känna till sina rättigheter och reglerna som gäller för skattemyndigheterna, inklusive möjligheten att skjuta upp en revision under vissa omständigheter. Information till anställda och att dra nytta av experter, såsom skattekonsulter, betonas också under en revision. Kontinuerliga rimlighetskontroller även utanför revisionsperioden kan hjälpa till att identifiera fel i tid.