Sage: Digitala personalakter måste följa GDPR

Med införandet av EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) har kraven på hantering av personuppgifter inom HR-avdelningar blivit ännu strängare. Även om digitala processer redan är standard, betonar GDPR vikten av skydd för känsliga personuppgifter.

Digitala personalakter innehåller ofta en stor mängd känslig information om anställda och sökande, såsom namn, adresser, betyg, brottsregisterutdrag och medicinska uppgifter. Enligt GDPR måste företag säkerställa att dessa data skyddas mot obehörig åtkomst.

Även om molntjänster kan erbjuda hög IT-säkerhet, är företagets interna processer och behörighetsstyrning avgörande för att uppfylla GDPR:s krav. Företagets HR-avdelning måste se över både tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa efterlevnad.

Viktigt är att begränsa åtkomsten till personuppgifter. Endast de anställda som behöver informationen för sina arbetsuppgifter bör ha tillgång. Exempelvis bör inte personal som hanterar löner ha tillgång till medicinska journaler eller utdrag ur belastningsregistret. Regelbunden översyn av interna processer och åtkomsträttigheter är nödvändig för att förhindra dataintrång och säkerställa GDPR-efterlevnad.