Två kommuner implementerar gemensamt dokumenthanteringssystem

ITEBO-Unternehmensgruppe, en IT-tjänsteleverantör, har framgångsrikt implementerat dokumenthanteringssystemet (DMS) enaio i kommunerna Lastrup och Lindern i Cloppenburg-distriktet. Projektets mål är att digitalisera administrativa processer och förbättra medborgarnas tillgång till tjänster enligt Online Access Act (OZG).

Kommunernas borgmästare, Michael Kramer (Lastrup) och Karsten Hage (Lindern), beskriver samarbetet som en positiv erfarenhet som möjliggjort synergier. Båda kommunerna var redan kunder hos ITEBO för managerade IT-tjänster, vilket lade grunden för det gemensamma DMS-projektet.

Projektet inleddes med en gemensam kickoff där projektplaner diskuterades och ramar sattes. Till skillnad från tidigare projekt, fokuserade detta på att införa ett system i två kommuner samtidigt, vilket krävde en anpassad strategi. Systemet inkluderar en enhetlig arkivering för olika typer av akter, såsom bygg- och personalakter, samt hantering av allmänna skrivelser. Dessutom har en modul för objekt- och åtgärdshantering för anläggningsteknik implementerats, och systemet har integrerats med personalhanteringssystemet P&I LOGA via ett gränssnitt.

Kommunerna rapporterar ökad effektivitet och transparens i sina processer genom det nya systemet. Tillgängligheten till digitala dokument har förbättrats avsevärt, vilket leder till snabbare handläggningstider. ITEBO planerar nu fortsatta utvecklingssteg tillsammans med kommunerna.